一、目標明確
在商務活動中，做PPT通常是為了追求簡潔明朗的表達效果，以便有效輔助溝通。但是PPT也有局限性。不了解這些局限，在PPT里面書寫長篇文字報告，繪制復雜表格——這種“超能”的PPT，不僅制作過程痛苦，而且最終結果通常是“根本看不懂！”
那么PPT的特長和局限分別是什么？我注意到外企員工言談當中，常用英文“Presentation”來代替這個意義模糊的“PPT”。維基百科詞典上對“Presentation”的解釋，恰好說出了它的目的、能力特長和局限——
只能面向一類觀眾，演示一個話題內容，只能表達關鍵要點，達到留下深刻印象的目的。
牢記這幾點，那我們做PPT的時候，就自然會比較“收斂”，也容易確定一個更合理的目標。這樣就不會再洋洋灑灑做出六七十頁，企圖在一個文件里面討論好幾個復雜問題了。
二、形式合理
微軟給PPT文件起了個中文名字：演示文檔。顧名思義就知道它的用法了。
但實際上PPT文件有兩種主要用法。一是輔助現場演講的演示，二是直接發送給受眾自己閱讀。要保證達到理想的效果，就必須針對不同的用法選用合理的形式。考慮配合演講或直接閱讀時受眾的感受，做相應的細節處理。
演講現場用的PPT，就要全力服務于演講。多用圖表圖示，少用文字。這樣讓觀眾可以一邊看，一邊聽你講。演講、演示相得益彰，效果是最好的。這種情況下適當的運用特效、動畫等功能，可以幫助你控制演講的節奏，也可以讓演示效果豐富多彩，有利于活躍演講氣氛。
直接送去給別人閱讀的PPT，則必須添加盡可能簡潔但描述清晰的文字，以代替你的演講，引領讀者理解你的思路。整個PPT和其中的每一頁幻燈片都要具備很清晰的閱讀順序，邏輯性要求更高。這樣才能保證受眾獨自閱讀PPT就能“跟著你走”，理解你的意思。
三、邏輯清晰
如前文所述，“簡潔”正是PPT能在“時間就是金錢”的商業活動中廣泛流行的原因。但為了追求簡潔，我們很容易無意識地刪減了一些要點，受眾就“看不懂”。
想保證要點齊全，就要建立清晰、嚴謹的邏輯。有兩種方法是非常有效的。
一是遵循幻燈片的結構邏輯。通常一個PPT文件包含10～30張幻燈片，不僅要包含封面頁、結束頁和內容頁，還必須有緊跟封面頁的目錄頁來展示整個PPT的內容結構。必須有章節頁(各章節的封面)把不同階段的內容劃分開，并呼應目錄，保障整體連貫。結束頁之前，還要有總結頁，引領受眾回顧要點，切實留下深刻印象。每一個內容頁，也必須嚴格遵守大標題、小標題、正文、注釋……這樣的內容層級結構。而且結構層次不宜太多，關系要么并列，要么遞進。否則，不僅閱讀者會看暈，很可能你演講時自己都會講暈。
二是運用常見的分析法圖表。當我們確實有一些避不開的復雜問題需要帶領聽眾共同分析時，這個辦法非常實用。商業場合常見的SWOT分析圖、矩陣分析圖等，可以幫助我們排除情緒干擾，理清思路，分析利害，尋找解決方案。采用這類圖表，就好像在算帳時掏出了計算器。演講者表述更方便，聽講者也很容易理解相信。
四、美觀大方
演示就要“漂亮”。這是很多朋友做PPT時的想法。但我想這要求可能太高了。
日常生活中善于穿著打扮的人始終是少數。同樣，能具備足夠的美學修養，把PPT做到“漂亮”的人也很少。大家追求“漂亮”，結果卻往往是畫虎不成反類犬，得不償失。
其實不必追求“漂亮”，只要美觀大方就行了。具體可以從色彩和布局兩方面著手。
Office軟件的調色板里面有“標準色”，其實就是一套最容易為大眾所接受的顏色。這就好像西裝革履，可能不會耀眼奪目，但絕對美觀大方。選用搭配色彩時，則可以參考Office的“配色方案”。同一個“配色方案”里面，差別較大的色適合用來標示不同內容。相近的顏色用來區分相近內容(如標題用黑色，副標題用灰色)。
如果你覺得自己“審美疲勞”比較嚴重，那么，根據你要做的PPT內容主題，參考仿學類似主題的PPT、印刷品、廣告、網頁，也是一個很快捷的方法。但是切記：大多數優秀的布局、配色都是整套方案，要么仿學一頁完整布局，要么借鑒整體配色。東取一點西扔一點，則很容易搞得不倫不類，適得其反。
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